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如何布置酒店会场及服务流程

发布时间(2018/6/21 10:05:45 )发布人(admin)

会场的布置、会场布置要求、怎样布置会场

布置会议场地,应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里,倘若人数众多,则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里,假如人数不多,则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐,这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里,如人数不多,则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈,这样不但便于与会者与主席之间的沟通,而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多,则最好是将与会者分成若干小组,每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。除了座位的安排之外,在布置场地时,你仍须注意以下几项:

(1)应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟,则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟,则不能让烟灰缸在会场中出现。此外,你最好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时,你也可以按实际需要,将座位区分为吸烟区及非吸烟区。

(2)如与会者之间彼此并不熟悉,则应考虑是否事先准备姓名卡片。

(3)准备视听器材。黑板(白板)、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注意的是:幻灯机、投射机与放映机所投谢出来的文字或图形,应让全部与会者都能看清楚,而且它们应准备就绪以便随时启用。

(4)除非是较长的会议(超过一个半小时的会议),否则尽量不要提供茶点,以防与会者分心。

(5)当议程甚短且无需作记录时,可考虑采取站立的方式开会。

不论你对会议的规划有多详尽,不论你对会议的准备工作有多周全,倘若在开会前你对会场不作最后的审视,你都可能会功亏一篑。墨飞法则之中有一则很具警惕性:假如有任何事情可能出纰漏,则一定会出纰漏,而且就在最不应该出纰漏的时候出纰漏。基于此,在开会前的半个小时至一个小时,你最好是亲自或是派人到会场审视以下四件事是否作好:

(1)座位是否按原定计划编排?

(2)视听器材是否准备妥当?如果用幻灯机或投影机,则其焦距是否已事先调整妥当?如用放映机,则其焦距、音量等是否已调妥?如用麦克风,其声音效果是否事先已调好?幻灯机、投影机及放映机是否已备妥额外的灯泡?你自己或是在场的助手是否懂得对视听器材作简单的维修工作.

(3)会议有关的资料是否齐全?这包括准备会中派发的资料、姓名卡片、张纸、铅等等

(4)必要的时候,再致电与会者提醒他们开会时间及地点。特别是在会议通知已发出去很久的情况下,开会前的提醒功夫,颇能产生实效。

许多业务会议中途搁浅,因为物质上的不舒适影响思考和倾听。如果会议室没有外部干扰和噪音,空气流通,温度控制适当,思维就能最好地发挥作用。理想的会议室应该是座位不拥挤,视线好,听得清楚,照明要明亮而不耀眼。这种综合的环境条件比你想象的难以找到。

桌椅和发言人讲台的实际布置不仅取决于开会的人数,而且取决于会议的目的

拍卖会:其座位安排要求全部听众能看清楚喊话人及他手中所拿的东西。由于这种会议往往处于独断独行,不需等待反应或小组讨论,因此座位布置可采用下述两种形式:

(1)剧场式。选用现成的礼堂,或将椅子排成一行一行。开会的时间长短是至关重要的。要知道即使是最好的剧院,备有最舒适的座位,也很难期望观众集中注意力超过两个半小时, 包括中间休息半小时。

(2)教室式。如果需要作记录,或者是超过两小时的会,就用带写字板的椅子或布置成排桌子。两个人一张2米的桌子才适于工作以及安放玻璃杯、饮水瓶和烟灰缸--如果需要的话。(记住要使吸烟者与不吸烟者分开来坐。)桌与桌之间要保持适当距离,以便开会时座椅的搬动和参加者的走动。

解决问题的会或培训会:这类会要求参加者彼此看得见以及看得见主持人或任何展示。这种会往往要求"共同负担"领导,座位的安排要便于鼓励个人参与和小组讨论。具有高度领导能力的人能成功地领导一个二十五人的讨论小组,但多数权威人士同意七至十二人的小组效果最佳。参加者团坐桌旁最为舒适。座位布置建议如下三种方式:

(1)圆桌式--如每个小组限于八人以下,而且无需使用黑板或其它展示品,就可用此种形式。主要的好处是参加者能彼此看得清楚。桌子不一定是圆桌。一张长方形桌,主持人坐在桌子的一头,便于使用黑板或其它展示品。但坐在桌子另一头的人稍有不利。

(2)马蹄形式--U字形可能是最普遍的形式。这种形式需要三张或三张以上的桌子排成U字形,主持人坐在离U字型一端稍远的第四张桌子。

对于一个十二人的会来说,这种形式的座位布置需要一间最小为6米×9米的房间。

(3)V字形式--这比U字形差些,但往往是唯一实际可行的解决方法。这种斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品,但坐成直行的参加者就不能彼此看得很清楚。

讨论会:参加者如彼此认识,讨论会的效果就会更好些。如果参加者彼此陌生,则主持人和参加者都可用易于看见的名牌。

如果你的方案要求分别开几次会或分别有几个讨论小组,就让每次会议的主持人或发言人书面提出其特殊要求。负责物质安排的人就可以汇制核对清单,详细列明每次会议需要的家具和设备,并提供给每个发言人一份以便核实。这个清单在房间备妥后,还可以仔细检查。

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